新しい仕事を早く覚えるコツとは？出来ない人はメモ活用方法を見直すべし｜医療事務の仕事術

こんにちは、こあざらし（@ko_azarashi）です。

新しい職場で新しい仕事を教わるたびに、こあざらしは仕事を覚えるのが早いねと言われます。

大体１回やり方を見学し、自分で一通り確認でやってみたら、それ以降、その仕事は独りで出来るようになってるので、あまり手がかからないらしく、一緒に働く人には喜ばれます。

ですが、記憶力は凡人レベルしか持っていませんし、かと言って決して特別な勉強をしているというわけでもありません。

やり方は人それぞれですが、もしも、つまずいてる人がいたら何かのヒントになるかもしれないので、私が実践しているメモ活用について文章にしてみたいと思います。

私が仕事を早く覚えられる理由

なぜ仕事を早く覚えられるのか？これ、よく聞かれますが。

単純に、知的好奇心、想定力、メモのお陰だと思います。

知的好奇心があれば、知識を得ることに貪欲でいられ、想定力があれば、様々な対応についてのパターンを思い浮かべることが可能になります。これらがあると、知識が身につきやすいというか、増えていくというか。

たとえ一人の時でも自己解決出来るようなメモの取り方さえしていれば、知的好奇心や想定力が低めだろうが、仕事は円滑に進められるようになるのですから。

こあざらしは仕事を覚えるのが早いと言われますが、実際は覚えるのが早いというより、的確な情報を取り出すのが早いという方が正しいのかもしれません。

もちろん、何度も繰り返していくうちにメモを見なくても次第に処理が出来るようにはなって行くんですが。それまでは覚えてるというわけではなく、メモを見ながら仕事をこなしているという感じなのです。

自分が知りたい情報を記したメモを手早く見つけ出せているというのが、結果として仕事を早く覚えている印象を与えているのだと思います。

メモを取っていても仕事が覚えられない人

仕事が出来ない人を見ていると、メモの活用が出来ていない人が多い傾向です。

分からないことがあってもメモを見返さないんですね。

メモを確かめる習慣がない、あるいは見返せるメモを作れていない…そのように見受けます。

見やすいに越したことはないですが、メモは綺麗にまとめることが目的なのではなく、必要な時に使える情報が整頓されているかが重要なんです。

自己満足なメモは役に立ちません。

ただ言われたことを羅列するのでは意味がないものです。

実際に自分がその情報に従い、仕事をこなすことが可能なものになっているのか？

情報不足の使えないメモを作り続けていると、自分のメモは役に立たないという先入観が生まれ、いつまで経っても見返そうという気持ちになれないですよね。

そして、誰かに聞くという解決に頼りきってしまいます。

分からないことを聞くのは悪いことではありません。

最初は許されるかもしれません。ですが、その甘えが通じるのは最初の数ヶ月だけです。もしかしたら最初の数週間だけかもしれません。

何回も説明したはずなのに、何回も同じことを聞いてくる。

これはとても危険な行為です。この蓄積が人間の心理に与える影響は恐ろしいですよ。

先輩だって自分の時間を割いて教えてくれています。

自分の仕事時間を割くことによって負担がかかることは避けられません。でも、そうしてでも仕事を覚えてもらうことにより、後に自分へ時間が還元されることを期待しているんです。

こう思われても仕方がない行為です。

これは期待への裏切りに値します。

蓄積すると、優しい先輩でも豹変しますよ。

やり方を改めないと、先輩から嫌われて人間関係にひびが入ります。

人間関係が荒めば、次第に居づらい雰囲気に追い込まれ、仕事が続けられなくなるかもしれません。

医療事務は人間関係がもともと難しい環境ではありますが、このような場合、人間関係が問題なのではなく仕事への向き合い方に問題があるのです。

使えるメモを完成させる方法

この一巡を経たメモは使えるメモになります。

情報収集

ポケットサイズのメモ帳に、時系列で良いので走り書きしていきます。

必要最低限のキーワードで端的にまとめましょう。

この時点で、文章にしたり丁寧に書く必要はないです。

矢印記号などを使い、図式的にまとめると早くメモれます。

メモする時に色ペンは使いません。

なるべく説明を受ける時はメモを取ることに集中するのではなく、処理の流れを見ることに集中します。

最低限、忘れそうな部分だけ書き留めておきましょう。

説明を受けた後に時間があると思いますので、メモに出来るだけ情報を書き足してください。

メモは耳だけでなく、目から得た情報も書き留めます。

どこから書類を取り出した？先輩はどんな対応をしてた？どんな操作をしてた？

説明されてないことでも見たままをメモっておくことも大切です。

自分がもし任された時に、再現可能なレベルの道筋をメモってください。

要らない情報であれば清書の時に取り除けばいいだけです。足りない情報は質問事項として何か目印をつけておきましょう。

情報の整理整頓

情報収集をしたのち、面倒ではありますが、その日のうちにきちんと別のメモやノートに整理整頓しましょう。

私の場合は、少し書く面積の大きい単語帳カードを清書用にしています。リング式になっていてポケットに入るので邪魔になりませんし、使用頻度に合わせて並び替えることも可能です。

 このまとめ作業は後日に遅らせたりしてはいけません。記憶が新しい当日のうちに一気にまとめた方がいいです。キーワードを眺めて１日を回想すると、情報の整理とイメトレが出来ますよ。

この時間は惜しむべきではありません。

このほんの少しの時間さえ割くことが惜しいというのなら、仕事を早く覚えるというのは諦めたほうがいいでしょう。

最初のうちは覚える事がたくさんあり、メモをまとめる量も多くて大変ですし時間がかかってしまいます。ですが、次第にこの量は減っていき、最終的には作業なしで覚えられる程度にまで減少するんです。

長期間かけて勉強し続けるか、短期間で勉強してしまうか。これは好みの問題なので好きな方を選んだらいいと思います。

情報の活用(実践)と補足情報追記

まとめたものを実際に使ってみます。この作業で、足りない情報が炙り出されます。

こういう場面ではどうすればいいのか？そんな仮定も自然と出て来るため、それを再度先輩に確認し、補足情報としてメモに追記します。

こうすることにより、足りない部分が補われ、実践で活用可能な濃度の濃いメモが完成します。

実践で使わないメモは成長しません。実践で活用していき、情報補足をしていくほどに大きく成長します。

さいごに

今回は、仕事を覚えるのが遅くてやり方に困っている人向けへの記事でした。

やり方は人それぞれなので、自分に合ったやり方が見つかると仕事がスムーズにこなせます。

お困りの誰かのヒントになれば幸いです。